تنظيم وإدارة المؤتمرات والاحتفالات
Organization and management of conferences and celebrations
مقدمة تعريفية
إن تنظيم المؤتمرات و الاحتفالات عمل جماعي وهو خير مثال على التكامل والإدارة في عمل الفريق الواحد لأنها تتضمن الكثير من التفاصيل وأي خطأ صغير سواء كان من موظف صغير أو حارس أمن أو خطأ بروتوكولي فإن هذا يؤثر سلبا في هذا المؤتمر أو الاحتفال.
كما إن دور الاجتماعات والمؤتمرات يتعدى كونها وسيلة أو أداة لتوصيل المعلومات بل يكون الهدف تزويد أعضاء المؤتمر بالمعلومات وقد يكون مجمل المعلومات المتبادلة في المؤتمر اكبر بكثير من المؤتمرات الرسمية لذا لابد لمنظم المؤتمرات والاحتفالات الناجح أن يراعي الكثير من الجوانب وعم إهمال أي جانب حتى لو كان صغيرا.
في حقيقة الامر ان تنظيم مؤتمر يمثل جذب عدد كبير من الخيوط لتجميعها في نقطة واحدة . ان الاطراف المعنية من الموردين و القيمين على الحدث يجب ان يعلموا بانعقاد الحدث فور الاتفاق على انعقاده.
ان العمل قبل وقت كاف من انعقاد الحدث مهم للغاية وهو يعتمد على مجموعة من العناصر . انه جانب يحتاج الى جهود شبكة من الموظفين و القليل من الناس يريد تطبيق هذه النظرية لانه في النهاية يحتاج الى الاستمتاع بالنتيجة.
و بالرغم من ذلك فإن أكثر المنظمين كفاءة يحتاج إلى جدول إداري بالإضافة إلى خطة تفصيلية ومحددة للعمل.
إن هذه المادة تهدف إلى تزويد المهتمين بتنظيم الاحتفالات والمؤتمرات بالخطوات والأدوات وطرق ومنهجية تنظيم مثل هذه النشاطات سواء كانت اجتماعية أو سياسية أو خاصة بالشركات والمؤسسات ومن المعروف أن أغلب المكلفين بتنظيم هذا النشاط غير ملم الماما تاما بشروط وأجزاء وخصائص وآلية العمل فيه لذا فان هذه المادة ستكون كمرشد للمنظم من جميع الجوانب.
والأهمية الكبيرة لصناعة المؤتمرات والاحتفالات الكبيرة تكمن في تنشيط السياحة بالنسبة للبلد التي تملك مقاصد سياحية معروفة وتضع الدول التي لا يعرف الكثير عن مقاصدها السياحية على الخريطة السياحية العالمية.
- تحقيق عائد يعود على الدولة من خلال الصفقات والتعاقدات التي قد تتم خلال بعض المؤتمرات.
- يستفيد رجال الأعمال أو غيرهم من المتخصصين من قواعد المعلومات المتوفرة بشركات المؤتمرات حول بعض القضايا، وهو ما يساعدهم على اتخاذ القرار المناسب الذي يضع في حساباته الوضع الحالي والمستقبلي للقضية
وضع هدف محدد و مختصر للمؤتمر أو الاحتفال( هدف اجتماع هؤلاء الأعضاء)
تحديد الهدف: حيث يعتمد أسلوب إعداد المؤتمر أو الندوة على الهدف المراد تحقيقه
أهداف الدبلوم
- تزويد المهتمين بتنظيم الاحتفالات والمؤتمرات بالخطوات والأدوات وطرق ومنهجية تنظيم مثل هذه النشاطات سواء كانت اجتماعية أو سياسية أو خاصة بالشركات والمؤسسات
- تنشيط السياحة بالنسبة للبلد التي تملك مقاصد سياحية معروفة وتضع الدول التي لا يعرف الكثير عن مقاصدها السياحية على الخريطة السياحية العالمية.
- تحقيق عائد يعود على الدولة من خلال الصفقات والتعاقدات التي قد تتم خلال بعض المؤتمرات.
- يستفيد رجال الأعمال أو غيرهم من المتخصصين من قواعد المعلومات المتوفرة بشركات المؤتمرات حول بعض القضايا، وهو ما يساعدهم على اتخاذ القرار المناسب الذي يضع في حساباته الوضع الحالي والمستقبلي للقضية
الفئات المستهدفة
- كوادر الفنادق التي تهتم بتنظيم المؤتمرات والاحتفالات.
- طلبة الجامعات.
- الاستشاريين المهنيين المساعدين في تنظيم المؤتمرات والاحتفالات.
- كوادر الشركات الخاصة المتفرغة لتنظيم مثل هذه الأنشطة.
- قسم التسويق في الشركات الكبرى.
- قسم شؤون الموظفين في الشركات.
- قسم شؤون الطلبة في الجامعات.
- المساعدين الشخصيين لكبار المديرين التنفيذيين.
- المهتمين والمهنيين في تنظيم المؤتمرات والاحتفالات.
مستويات الدبلوم
المستوى الأول التخطيط والإعداد للمؤتمرات والاحتفالات
- جوانب مهمة في الخطة التفصيلية للمؤتمر
- تشكيل فرق ولجان المؤتمر والفعاليات.
المستوى التخطيط المالي وميزانية المؤتمر
- كم سيكلف الحدث
- ملاحظات يجب عليك أخذها بعين الاعتبار.
- تأثير اختيار المكان و الزمان في الميزانية.
- المواصلات.
- التأمين.
- تعليمات للاعتدال بالميزانية.
- قائمة للمراجعة.
المستوى الثالث تقنيات المؤتمرات والاحتفالات
- استخدام أحدث وسائل التكنولوجيا
- نظم التحكم بالكمبيوتر.
- نظام الأشعة تحت الحمراء.
- شاشات العرض الحديثة .
- الليزر.
- حائط الفيديو .
- استخدام أفضل إخراج للوقائع إذا كان رسميا أو سيبث عبر التلفاز
المستوى الرابع التسويق والترويج للمؤتمرات والاحتفالات
- الصحف الوطنية والإقليمية .
- المجلات التجارية و المهنية.
- البريد المباشر.
- العلاقات العامة
- البيع أو الترويج الشخصي.
المستوى الخامس التجهيزات المكانية والمادية للمؤتمرات والاحتفالات
- يجب عمل دراسة مكتبة لاختيار المكان
- اعتبارات يجب أخذها بعين الاعتبار .
- الاعتبارات التي يجب مراعاتها عند تحديد حجم المكان.
- زيارة المكان والتأكد من انه هو المكان المناسب .
المستوى السادس إعداد جدول و برامج المؤتمرات والاحتفالات
- كيفية إعداد جدول وبرنامج المؤتمر.
- النشاطات الخاصة.
- الأشخاص المرافقون.
- المتحدثون:
- صفات المتحدث.
- الأسلوب.
- تـوفير المعلومات للمتحدثين.
- قائمة للمراجعة.
مدة وتكلفة الدبلوم
مدة الدبلوم الإجمالية تتراوح بين 15 و 18 يوما، وذلك بمعدل 3 ايام عن كل مستوى
ويمكن لكل متدرب بشكل منفرد البدء بالدبلوم عبر الموقع مباشرة وفي أي وقت، حيث لا يوجد تاريخ محدد للبدء بالدبلوم، وذلك بسبب ان الدبلوم يقدم بالكامل عبر الانترنت وهذا ما يميزه
وتبلغ تكلفة الدبلوم 500 ريال سعودي أو 145 دولار أمريكي.
وبعد إتمام الدبلوم يحصل المتدرب على:
- شهادة إتمام الدبلوم صادرة من جدير التقنية
- كشف علامات على جميع المستويات حيث سيقدم للمتدرب اختبار الكتروني بعد كل مستوى لينتقل للمستوى الذي يليه
- الشهادة وكشف العلامات باللغتين العربية والإنجليزية
