الإدارة المكتبية
Office Management
مقدمة تعريفية
لم تعد وظيفة المكتب في وقتنا الحاضر تقتصر على استلام البيانات والمعلومات وتسجيلها وحفظها فقط ، بل أصبح المكتب الآن مركزاً هاماً لتقديم خدمة معلومات جيدة إلى كافة إدارات وأقسام المنظمة لسرعة اتخاذ القرارات والتخطيط السليم لإعمال المنظمة.
لذلك فإن الإدارة المكتبية الآن بما تشمله من كافة الأعمال المكتبية التي تؤدى في المكاتب ، أصبحت فرعاً مهماً من فروع علم الإدارة. وتطورت تطوراً ملحوظاً في أهدافها ومبادئها ووظائفها خاصة بعد إدخال التقنية الحديثة من آلات وأجهزة ومعدات وأنظمة إلكترونية للاتصالات والحفظ ، مما جعل الأعمال المكتبية الآن في أغلب المنظمات والمنشآت والبنوك عنصراً رئيسياً في العمل وليس عنصراً ثانوياً كما كان من قبل ، مما أبرز أهمية الأعمال المكتبية في كافة المنظمات متمثلة في الفروع العديدة لها والتي تؤدي بدلاً منها الاتصالات الكتابية بكافة أنواعها وإجراءات تداولها ثم حفظها ، كل ذلك مقروناً بأعمال السكرتارية المتنوعة مما جعل الإدارة المكتبية هي الأساس في عمل مديري المكاتب.
ولقد زاد من أهمية العمل المكتبي في المنظمات الحكومية والتجارية والبنوك في السنوات الأخيرة ، الاتجاه إلى الأسلوب العلمي في الإدارة والذي يعتمد في مضمونه على المعلومات في اتخاذ القرارات وإنجاز الأعمال مما جعل البعض يطلق عليه (الإدارة بالمعلومات).
وتعتبر المعلومات أساساً لاتخاذ القرارات الإدارية وتجميع هذه المعلومات وتنسيقها وتداولها بشكل منظم لا يمكن أن يتم إلا عن طريق الأعمال المكتبية والتي تنتشر في كل ركن من أركان المنظمة.
أهداف الدبلوم
- التعرف على أهم مبادئ ومفاهيم الإدارة المكتبية.
- أن يصف أهم الإجراءات المستخدمة في الإدارة المكتبية.
- أن يتقن أساليب الإدارة المكتبية.
- أن يتشكل لديه المهارات الأساسية في الإدارة المكتبية.
- أن يكون قادراً على الممارسة العملية للإدارة المكتبية.
- الممارسة العملية لأعمال الإدارة المكتبية.
الفئات المستهدفة
- القيادات الإدارية.
- المدراء.
- الموظفين الإداريين.
- موظفو العلاقات العامة.
- المرشحون للعمل الإداري.
- المهتمون بالعمل الإداري.
مستويات الدبلوم
المستوى الأول استراتيجيات إدارة الوقت
- الوقت : مفهومه وأهميته وأهداف إدارة الوقت
- الإدارة الناجحة للوقت
- مضيعات الوقت والتغلب عليها
- إدارة الوقت وعلاقتها بطبيعة وسلوك الفرد
- أنواع الوقت وطرق تنظيمها
- الخطوات اللازمة لتطوير إدارتك الذاتية للوقت
- اتخاذ القرارات الحاسمة وأثرها في إدارة الوقت
- استراتيجيات إدارة الوقت
- إدارة الوقت على مستوى المؤسسة
- كيف تتحكم في وقتك وتتغلب على محاولات إهداره
- الوقت في ديننا وحضارتنا العربية
المستوى الثاني استراتيجيات تطوير الأداء
- مفهوم تحسين الأداء
- التركيز على الأداء
- تكنولوجيا الأداء الإنساني
- خطوات عملية تحسين الأداء
- الوصف الوظيفي و تحسين الأداء
- مفاهيم هامة حول تحسين الأداء
- هل تخلق المعايير نوعا من التحدي والتميز في العمل
- هل التدريب هو الحل الوحيد
- فرق العمل وتحسين الأداء
المستوى الثالث مهارات الاتصال والكتابة الإدارية
- تعريف الكتابة الادراية
- توضيح السلوك الانسانيكنظام متكامل
- الكتابة الادارية
- الفرق بين الكتابة الادارية والكتابة الادبية
- انواع الكتابة الادارية.
- الرسالة الادارية المكتوبة.
- التصميم العام للرسالة.
- جمع الرسائل وعرضها.
المستوى الرابع ادارة الصراع والتغيير
- أن يتعرف المتدرب على أساليب مواجهة الصراع التنظيمي على مختلف المستويات الإدارية ، ومن خلال تلك الأساليب التعرف على طرق التغيير التنظيمي .
- أن يتعرف المتدرب على الصراع بين الأفراد والأساليب الشخصية لإدارته .
- وضع المتدرب في حالة عملية يواجه فيه صراعا تنظيميا ويتطرق إلى إدارته ومن ثم الطرق الملائمة لإجراء التغيير الايجابي لوضع المنظمة .
المستوى الخامس كتابة التقارير الإدارية
- التقارير الإدارية : ماهيتها ، وأهميتها .
- العلاقة بين التقارير والاتصالات .
- أنواع التقارير .
- الهدف من التقرير .
- مراحل وخطوات إعداد التقرير .
- مواصفات التقرير الجيد .
- الجوانب الشكلية للتقرير ، تلخيص وحفظ التقارير .
- أسس تطوير مهارة الكتابة .
- تطبيقات عملية .
مدة وتكلفة الدبلوم
مدة الدبلوم الإجمالية تتراوح بين 15 و 18 يوما، وذلك بمعدل 3 ايام عن كل مستوى
ويمكن لكل متدرب بشكل منفرد البدء بالدبلوم عبر الموقع مباشرة وفي أي وقت، حيث لا يوجد تاريخ محدد للبدء بالدبلوم، وذلك بسبب ان الدبلوم يقدم بالكامل عبر الانترنت وهذا ما يميزه
وتبلغ تكلفة الدبلوم 500 ريال سعودي أو 145 دولار أمريكي.
وبعد إتمام الدبلوم يحصل المتدرب على:
- شهادة إتمام الدبلوم صادرة من جدير التقنية
- كشف علامات على جميع المستويات حيث سيقدم للمتدرب اختبار الكتروني بعد كل مستوى لينتقل للمستوى الذي يليه
- الشهادة وكشف العلامات باللغتين العربية والإنجليزية
للاستفسار والتسجيل
